Vehicle Sales & Service

Das innovative, flexible und intelligente Dealer Management System

Bewährte SAP DBM Basis. Weiterentwickelt von proaxia.

SAP-basierte Lösung für den Automobil-Handel

Dealer Management System für durchgängige Prozesse und maximale Effizienz

Ein Dealer Management System (DMS) bildet die zentrale Plattform für den gesamten Handelsprozess – von Vertrieb über Service bis hin zu Aftersales und Vermietung. Mit der SAP-basierten Lösung von proaxia digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse, steigern die Effizienz und schaffen vollständige Transparenz über alle Abläufe hinweg.

proaxia VSS (Vehicle Sales & Service) ist der Nachfolger von SAP Dealer Business Management (SAP DBM). Im Jahr 2019 übernahm proaxia die Weiterentwicklung der bewährten SAP-DBM-Lösung und entwickelte sie auf Basis von SAP S/4HANA zu proaxia VSS weiter. Damit verbindet VSS die etablierten Prozesse von SAP DBM mit einer modernen, zukunftsfähigen Plattform für den Automobilhandel.

So verbinden Sie Systeme, optimieren Workflows und ermöglichen nahtlose End-to-End-Prozesse im Handel.

Ihr Geschäftsvorteil mit VSS

Wachstum skalieren

Gewinnen Sie Kunden effizient über alle Kanäle hinweg – mit integrierten Prozessen für Vertrieb, Service und Vermietung auf einer zentralen Plattform.

Kunden langfristig binden

Schaffen Sie personalisierte Kundenerlebnisse entlang des gesamten Lebenszyklus – für höhere Loyalität, mehr Wiederkäufe und nachhaltige Kundenbeziehungen.

Effizienz steigern & Margen verbessern

Automatisieren Sie Prozesse und reduzieren Sie Komplexität – für geringere Kosten, datenbasierte Entscheidungen und höhere Profitabilität im gesamten Unternehmen.

Eine Plattform. Volle Kontrolle. Echtes Wachstum.

proaxia VSS vereint Vertrieb, Service und Vermietung in einer intelligenten, auf SAP S/4HANA basierenden Plattform – und beseitigt Systemfragmentierung. So wird skalierbares, datengetriebenes Wachstum ermöglicht. Mit integrierter OEM-Anbindung, KI-gestützten Erkenntnissen sowie vollständiger operativer und finanzieller Transparenz unterstützt VSS Unternehmen im Automotive- und Heavy-Equipment-Bereich dabei, Effizienz zu steigern, Kundenbindung zu stärken und profitabel über Marken, Märkte und Geschäftsmodelle hinweg zu wachsen.

Von der ersten Interaktion bis zum langfristigen Service – vollständig vernetzt.

VSS integriert alle zentralen Prozesse aus Vertrieb, Service und Vermietung in einer einheitlichen Plattform. Durch die Eliminierung von System-Silos entstehen nahtlose Abläufe, konsistente Daten und vollständige Transparenz über den gesamten Kunden- und Fahrzeuglebenszyklus.

Für Wachstum gebaut – über Standorte, Marken und Geschäftsmodelle hinweg.

Ob Expansion in neue Regionen, zusätzliche Standorte oder Multi-Brand-Organisationen: VSS wächst nahtlos mit Ihrem Unternehmen. Die SAP-basierte Grundlage unterstützt komplexe Organisationsstrukturen und gewährleistet gleichzeitig Kontrolle und Konsistenz.

Bereit für jeden OEM – heute und in Zukunft.

Mit standardisierten und zugleich flexiblen Integrationsmöglichkeiten ermöglicht VSS eine nahtlose Anbindung an OEM-Systeme. Neue Marken lassen sich schnell integrieren, ohne zusätzliche Systemkomplexität oder Integrationsaufwand.

Innovation integriert – von KI bis Cloud.

Basierend auf SAP S/4HANA ist VSS für kontinuierliche Innovation ausgelegt. Mit integrierter KI, fortschrittlicher Analytik und Cloud-Readiness unterstützt die Plattform Automatisierung, fundiertere Entscheidungen und langfristige technologische Weiterentwicklung.

Globale Stärke. Lokale Flexibilität. Kein Vendor Lock-in.

Ein starkes internationales Partnernetzwerk sorgt weltweit für zuverlässige Implementierung, Support und Skalierbarkeit. Unternehmen profitieren von lokaler Expertise, globalen Standards und maximaler Flexibilität – ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter.

Ein starkes VSS Partnernetzwerk für nachhaltigen Erfolg

Mit proaxia VSS profitieren Sie von einem globalen Partnerökosystem, das Innovation, Skalierbarkeit und lokale Expertise vereint. Über den International Make Layer (IML) werden OEM-Systeme, Partnerlösungen und Drittanbieter nahtlos in eine standardisierte Integrationsplattform eingebunden.

Das Ergebnis: maximale Flexibilität bei gleichzeitiger globaler Konsistenz. Neue Marken lassen sich schnell integrieren, individuelle Anforderungen effizient umsetzen und bestehende Systeme problemlos erweitern.

So schaffen Sie die Grundlage für vernetzte, zukunftssichere Geschäftsmodelle – unterstützt durch ein starkes Netzwerk aus Technologiepartnern und Branchenexperten.

VSS Highlights

AI Voice Agent

Ihr stets verfügbarer Serviceberater

Der VSS AI Voice Agent ermöglicht es Kunden, Service-Termine ganz natürlich per Telefon zu vereinbaren und unterstützt gleichzeitig Autohäuser dabei, Effizienz zu steigern, Erreichbarkeit zu verbessern und die Kundenzufriedenheit rund um die Uhr zu erhöhen.

  • Natürliche Sprachinteraktion für eine intuitive Kundenkommunikation

  • Automatisierte Terminvereinbarung per Telefon – 24/7

  • Geführte Kundenidentifikation und Erfassung von Serviceanliegen

  • Echtzeit-Verfügbarkeitsprüfung und Auto-Terminerstellung durch SRS-Integration

  • Konsistente und hochwertige Kundeninteraktionen – unabhängig vom Anrufvolumen

  • Low-Code-Architektur für einfache Anpassungen und zukünftige Erweiterungen

  • Nahtlose Integration in proaxia VSS und bestehende Serviceprozesse

  • Skalierbare Plattform für zusätzliche KI-gestützte Kundenservice-Anwendungsfälle

24/7 Serviceverfügbarkeit

Verpassen Sie keine Kundenanfrage mehr. Der AI Voice Agent übernimmt Serviceanfragen und Terminbuchungen rund um die Uhr und verbessert so Erreichbarkeit und Kundenzufriedenheit.

Höhere Serviceeffizienz

Automatisieren Sie wiederkehrende Telefoninteraktionen und die Terminplanung, damit sich Ihre Serviceteams auf wertschöpfende Kundenaktivitäten konzentrieren können.

Konsistentes Kundenerlebnis

Bieten Sie bei jedem Anruf eine professionelle, zuverlässige und standardisierte Kundeninteraktion – unabhängig von Auslastung oder Personalverfügbarkeit.

Upselling Engine

Mehr Umsatz aus bestehenden Servicepotenzialen

Die VSS Upselling Engine macht aus vorhandenen Serviceinformationen konkrete, bearbeitbare Verkaufschancen. Auf Basis frei definierbarer Quellen und Auslöser werden relevante Upselling-Potenziale automatisch erzeugt, an den passenden Kundenkontaktpunkten bereitgestellt und bis zum Abschluss transparent nachverfolgt. So können Serviceberater und Backoffice offene Bedarfe konsequenter bearbeiten, Kunden gezielt ansprechen und zusätzliches Servicegeschäft systematisch erschliessen.

  • Flexible Definition von Quellen, Kriterien und Auslösern für Upselling-Potenziale
  • Automatische Generierung von Verkaufschancen, sobald festgelegte Bedingungen erfüllt sind
  • Nutzung von Vehicle Health Checks, aufgeschobenen oder abgelehnten Arbeiten, auslaufenden Garantien, Serviceverträgen und Rückrufen
  • Bereitstellung der Potenziale im Kundenportal, in der Terminplanung, im Mobile Service Advisor und im Serviceauftrag
  • Automatische Benachrichtigung relevanter Kunden und interner Teams
  • Individuell anpassbare Kommunikationsinhalte und Nachverfolgung der Kundeninteraktionen
  • Transparente Statusführung für offene, gewonnene und verlorene Verkaufschancen
  • Zentrales Monitoring mit Analysen zu Konversionsraten, Standorten, Zeiträumen und verantwortlichen Mitarbeitenden
  • Nahtlose Integration in proaxia VSS und bestehende Aftersales-Prozesse

Zusätzliche Umsatzpotenziale

Nutzen Sie bereits bekannte Servicebedarfe für gezieltes Mehrgeschäft. Relevante Verkaufschancen werden systematisch erzeugt und dort verfügbar gemacht, wo Kunden und Serviceteams miteinander interagieren.

Konsequente Kundenansprache

Verhindern Sie, dass erkannte Potenziale im Tagesgeschäft verloren gehen. Automatisierte Benachrichtigungen und eine transparente Bearbeitung unterstützen Ihre Teams dabei, Kundenbedarfe gezielt und zuverlässig weiterzuverfolgen.

Transparente Vertriebssteuerung

Behalten Sie den Status und Erfolg sämtlicher Upselling-Aktivitäten im Blick. Zentrale Auswertungen zu Konversionsraten, Standorten, Zeiträumen und Abschlüssen schaffen eine verlässliche Grundlage für die kontinuierliche Optimierung.

Customer Portal

Ihr digitaler Zugang zum Autohaus

Das VSS Customer Portal schafft einen zentralen digitalen Kontaktpunkt zwischen Kunden und Autohaus. Kunden können relevante Informationen und Services selbstständig online abrufen, Anfragen bearbeiten, Termine und Buchungen verwalten, Angebote prüfen und Zahlungen durchführen. So entstehen durchgängige digitale Interaktionen über verschiedene Geschäftsbereiche hinweg – mit weniger administrativem Aufwand, höherer Transparenz und einem komfortableren Kundenerlebnis.

  • Zentraler Self-Service-Zugang zu Kunden-, Fahrzeug- und Vertragsinformationen
  • Digitale Verwaltung von Terminen, Anfragen, Buchungen und laufenden Vorgängen
  • Einblick in Servicehistorien, Verträge und aktuelle Prozessstatus
  • Online-Prüfung und Freigabe von Angeboten und weiteren Kundenentscheidungen
  • Digitale Zahlungen für Rechnungen, Anzahlungen und weitere offene Beträge
  • Integrierte Dokumente, Nachrichten und Benachrichtigungen für transparente Kommunikation
  • Nahtlose Integration in proaxia VSS für durchgängige digitale Kundenprozesse

Mehr Self-Service

Geben Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, viele Anliegen selbstständig und jederzeit digital zu erledigen. Das reduziert Rückfragen und administrative Tätigkeiten und entlastet Ihre Teams im Tagesgeschäft.

Mehr Transparenz

Machen Sie Informationen, Statusänderungen, Angebote, Dokumente und offene Aufgaben direkt für den Kunden zugänglich. Dadurch entstehen nachvollziehbare Prozesse und eine vertrauensvolle Kundenbeziehung.

Durchgängiges Kundenerlebnis

Verbinden Sie digitale Kundeninteraktionen direkt mit den Prozessen in proaxia VSS. Kunden erhalten einen konsistenten Zugang zu Ihrem Unternehmen, während Informationen ohne Medienbrüche in den operativen Abläufen weiterverarbeitet werden.

Service

Höhere Kundenzufriedenheit

Steigern Sie Ihre NPS-Werte durch transparente, proaktive Kommunikation entlang des gesamten Serviceprozesses. VSS hält Kunden jederzeit informiert, reduziert Unsicherheiten und schafft ein konsistentes, vertrauensvolles Serviceerlebnis.

Mehr Umsatzpotenzial

Nutzen Sie datenbasierte Einblicke, um Ihre Kunden besser zu verstehen und gezielt zusätzliche Umsätze zu generieren. VSS identifiziert Upselling-Potenziale an jedem Touchpoint der Customer Journey – personalisiert, relevant und im richtigen Moment.

Erhöhte Serviceeffizienz

Optimieren Sie Ihre Werkstattprozesse und sichern Sie Ihre Margen durch reduzierte administrative Aufwände. VSS automatisiert Routineaufgaben, minimiert Overhead und ermöglicht Ihrem Team, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

End-To-End Serviceprozess

Der Serviceprozess beginnt mit einer strukturierten Terminplanung. Kundenanfragen und interne Servicebedarfe werden frühzeitig erfasst, mit den benötigten Arbeiten verbunden und mit den verfügbaren Kapazitäten der Werkstatt abgestimmt. So entsteht bereits vor dem Fahrzeugbesuch eine verlässliche Planungsgrundlage. Kunden profitieren von einer einfachen und transparenten Terminvereinbarung, während der Händler seine Ressourcen besser auslasten, den administrativen Aufwand reduzieren und den bevorstehenden Werkstattbesuch gezielt vorbereiten kann.

Auf Basis der geplanten und bestätigten Termine werden die anstehenden Arbeiten mit den verfügbaren Mitarbeitern, Arbeitsplätzen und weiteren Ressourcen abgestimmt. Qualifikationen, Arbeitszeiten und Kapazitäten können dabei ebenso berücksichtigt werden wie kurzfristige Änderungen im Tagesgeschäft. Dadurch lassen sich Werkstattauslastung und Arbeitsverteilung vorausschauend steuern. Das verbessert die Termintreue, reduziert Leerlauf und Engpässe und schafft eine belastbare Grundlage für einen effizienten Werkstattbetrieb.

Bei der Fahrzeugannahme werden Kunde, Fahrzeug und geplanter Serviceauftrag zusammengeführt und die relevanten Informationen für den Werkstattaufenthalt vervollständigt. Bestehende Servicehistorien, offene Arbeiten oder weitere Anforderungen können berücksichtigt und der Fahrzeugzustand gemeinsam mit dem Kunden dokumentiert werden. Dadurch startet die Werkstatt mit vollständigen und nachvollziehbaren Informationen in den Auftrag. Gleichzeitig entsteht für den Kunden ein transparenter Übergabeprozess und für den Serviceberater eine verlässliche Basis für die weitere Bearbeitung.

Im Serviceauftrag werden alle relevanten Arbeiten, Materialien, Preise und kaufmännischen Informationen zentral zusammengeführt und während des gesamten Werkstattaufenthalts fortlaufend aktualisiert. Serviceberater und weitere beteiligte Bereiche arbeiten auf derselben Informationsbasis und können den Auftrag entsprechend dem tatsächlichen Arbeitsumfang weiterentwickeln. Dadurch werden Abstimmungen zwischen Service, Werkstatt und Teilebereich vereinfacht, Prozessbrüche reduziert und eine transparente Grundlage für Kostenkontrolle, Kundenkommunikation und spätere Abrechnung geschaffen.

Während der Durchführung arbeiten die Techniker auf Basis der geplanten Aufträge und dokumentieren Arbeitszeiten, ausgeführte Tätigkeiten und den aktuellen Fortschritt direkt im Prozess. Werden zusätzliche Reparaturbedarfe oder Auffälligkeiten festgestellt, können diese strukturiert aufgenommen und für die weitere Abstimmung vorbereitet werden. Dadurch bleibt der aktuelle Status des Fahrzeugs jederzeit nachvollziehbar. Gleichzeitig sinkt der administrative Aufwand für die Werkstatt, während zusätzliche Arbeiten transparenter abgestimmt und produktive Arbeitszeiten besser erfasst werden können.

Nach Abschluss der eigentlichen Werkstattarbeiten werden alle offenen Aufgaben systematisch zusammengeführt und der Auftrag für die Fahrzeugübergabe vorbereitet. Dazu gehören sowohl die Prüfung des Bearbeitungsstatus als auch die korrekte Zuordnung von Kosten, Garantien, Verträgen oder unterschiedlichen Kostenträgern. So lässt sich frühzeitig erkennen, ob noch Aktivitäten fehlen oder Klärungsbedarf besteht. Das reduziert Verzögerungen bei der Übergabe, erhöht die Qualität der Abrechnung und schafft Transparenz über den aktuellen Status aller Fahrzeuge im Serviceprozess.

Zum Abschluss des Serviceprozesses werden die erbrachten Leistungen final bewertet, abgerechnet und mit dem Kunden abgeschlossen. Zahlungen können verarbeitet, relevante Unterlagen bereitgestellt und die durchgeführten Arbeiten bei der Fahrzeugübergabe transparent erläutert werden. Gleichzeitig kann der Kunde den Service bestätigen und Feedback zu seinem Werkstattbesuch geben. Dadurch wird der gesamte Prozess kaufmännisch sauber abgeschlossen, der Zahlungseingang beschleunigt und ein professionelles Kundenerlebnis bis zum letzten Kontaktpunkt sichergestellt.

Vertrieb

Höhere Lead Conversion

Steigern Sie Ihre Abschlussraten durch vollständige Transparenz im Sales Funnel. VSS verbindet digitale und physische Touchpoints und ermöglicht eine gezielte Steuerung Ihrer Vertriebsteams – über Standorte, Marken und Geschäftsmodelle hinweg.

Volle Kontrolle über den Lebenszyklus

Nutzen Sie entscheidende Momente im Kundenlebenszyklus gezielt für Ihre Vertriebsaktivitäten – von Garantieabläufen über Vertragsenden bis hin zu wichtigen Lebensereignissen. VSS unterstützt Sie dabei, zur richtigen Zeit mit dem richtigen Angebot präsent zu sein.

End-to-End Transparenz

Schaffen Sie effiziente und skalierbare Vertriebsprozesse durch vollständige Transparenz entlang der gesamten Customer Journey. VSS vernetzt Vertrieb und Backoffice nahtlos und liefert jederzeit Echtzeit-Einblicke in Margen und Performance.

End-To-End Vertriebsprozess

Der Verkaufsprozess beginnt mit der strukturierten Erfassung und Bearbeitung von Kundenanfragen – unabhängig davon, ob diese online, telefonisch oder direkt im Autohaus entstehen. Der Verkaufsberater qualifiziert den Bedarf, plant die nächsten Aktivitäten und begleitet den Kunden von der ersten Kontaktaufnahme über die Fahrzeugauswahl und Probefahrt bis zum konkreten Angebot. Auch ein möglicher Eintausch kann frühzeitig in den Prozess einbezogen werden. Dadurch werden Verkaufschancen konsequenter verfolgt, Reaktionszeiten verkürzt und Kunden individueller beraten. Gleichzeitig entsteht eine transparente Grundlage, um die Vertriebspipeline aktiv zu steuern und Abschlussquoten nachhaltig zu verbessern.

Nach der Annahme des Angebots werden alle relevanten Informationen in einen verbindlichen Verkaufsauftrag überführt. Dazu gehören das ausgewählte Fahrzeug, Ausstattungen und Zusatzleistungen ebenso wie Finanzierung, Anzahlungen, Lieferbedingungen und geplante Termine. Änderungen und Freigaben werden nachvollziehbar im laufenden Auftrag berücksichtigt, sodass Vertrieb und Backoffice jederzeit auf derselben Informationsbasis arbeiten. Der durchgängige Übergang vom Angebot zum Auftrag reduziert manuelle Übertragungen und Fehlerquellen, beschleunigt die Bearbeitung und schafft Klarheit über Verantwortlichkeiten, Kosten und den aktuellen Auftragsstatus.

Sobald der Verkaufsauftrag feststeht, wird ein passendes Fahrzeug zugeordnet und gezielt für die Auslieferung vorbereitet. Notwendige Übergabeinspektionen, Zubehörmontagen, Aufbauten oder Arbeiten externer Partner werden geplant, beauftragt und im Gesamtprozess nachverfolgt. Vertrieb, Backoffice, Werkstatt und weitere Beteiligte erhalten dadurch eine gemeinsame Sicht auf den Vorbereitungsstatus und anstehende Aufgaben. Das verbessert die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen, reduziert Verzögerungen und stellt sicher, dass das Fahrzeug vollständig und termingerecht bereitsteht. Gleichzeitig werden zusätzliche Kosten transparent erfasst und bei der Kalkulation der tatsächlichen Marge berücksichtigt.

Vor der Übergabe werden die kaufmännischen und operativen Voraussetzungen des Verkaufs abschließend geprüft. Preise und Rabatte werden finalisiert, Kreditfreigaben eingeholt, Rechnungen erstellt und Zahlungen den richtigen Parteien zugeordnet. Anschließend wird der Auslieferungstermin koordiniert, die erforderliche Dokumentation vorbereitet und die Übergabe mit dem Kunden durchgeführt. Nach der Auslieferung werden Eigentümer-, Garantie- und Fahrzeugdaten aktualisiert und mögliche Folgeaktivitäten angestoßen. Dadurch wird der Verkauf sicher und vollständig abgeschlossen, der Zahlungseingang unterstützt und ein professionelles Kundenerlebnis geschaffen. Gleichzeitig können provisionsrelevante Informationen korrekt aus dem abgeschlossenen Geschäft abgeleitet werden.

Die Fahrzeugbeschaffung stellt sicher, dass benötigte Neu- und Gebrauchtfahrzeuge rechtzeitig für den Bestand oder einen konkreten Kundenauftrag verfügbar sind. Der Prozess reicht von der Bedarfsermittlung und Bestellung über Versand und Wareneingang bis zur Prüfung der Eingangsrechnung. Auch zusätzliche Beschaffungskosten, etwa für Transport, Versicherung oder Schäden, werden dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet. Dadurch erhalten Einkauf und Vertrieb eine verlässliche Sicht auf Verfügbarkeit, Beschaffungsstatus und tatsächliche Fahrzeugkosten. Dies unterstützt eine präzisere Bestandsplanung, verbessert die Margenkalkulation und verbindet kundenbezogene Bestellungen sowie lagerbasierte Beschaffung in einem durchgängigen Prozess.

Über den gesamten Verkaufsprozess hinweg stehen konsistente Kunden- und Fahrzeuginformationen zur Verfügung. Verkaufsberater und Backoffice können dadurch bisherige Kontakte, Angebote, Aufträge, Fahrzeuge, Zahlungen und weitere relevante Vorgänge im Zusammenhang betrachten. Diese gemeinsame Datenbasis ermöglicht eine individuellere Kundenansprache, fundiertere Entscheidungen und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen. Gleichzeitig lassen sich der Lebenszyklus eines Fahrzeugs und seine wirtschaftliche Entwicklung transparent nachvollziehen. Standardisierte Prozess- und Projektgrundlagen unterstützen zudem eine effiziente Einführung und sorgen dafür, dass der Verkaufsprozess auch über mehrere Standorte, Marken und Märkte hinweg einheitlich und skalierbar umgesetzt werden kann.

Vermietung

Mehr Kunden

Gewinnen Sie neue Kunden durch ein digitales Self-Service-Portal mit direkter Buchungsmöglichkeit. VSS bietet transparente Verfügbarkeiten und klare Angebote – für eine einfache, schnelle und überzeugende Customer Experience.

Zentrale Datenbasis für zusätzliche Umsätze

Nutzen Sie eine einheitliche Datenbasis, um als Full-Service-Partner aufzutreten. VSS integriert Rental und Service nahtlos und ermöglicht gezieltes Upselling von Zusatzleistungen wie Versicherungen, Zubehör oder Zusatzequipment.

Durchgängige und effiziente Prozesse

Sichern Sie einen reibungslosen Datenfluss über Standorte, Marken und Geschäftsmodelle hinweg. VSS ermöglicht digitale Buchungen, Echtzeit-Transparenz und reduziert manuellen Koordinationsaufwand – für niedrigere Prozesskosten und höhere Skalierbarkeit.

End-To-End Vermietungsprozess

Der Vermietungsprozess beginnt mit der zentralen Planung und Steuerung des verfügbaren Mietbestands. Kundenanfragen werden mit dem gewünschten Zeitraum, Abhol- und Rückgabeort sowie den benötigten Fahrzeug- oder Geräteeigenschaften erfasst und mit der aktuellen Verfügbarkeit abgeglichen. Gleichzeitig werden Bestandsbewegungen, Reservierungen und der operative Status der Mieteinheiten transparent verwaltet. So kann frühzeitig die passende Einheit eingeplant und für den Einsatz vorbereitet werden. Das verkürzt Reaktions- und Bearbeitungszeiten, verhindert Doppelbelegungen und verbessert die Auslastung der gesamten Mietflotte. Wiederkehrende Prozessschritte lassen sich zudem beschleunigen, sodass auch kurzfristige Vermietungen effizient und zuverlässig abgewickelt werden können.

Nach der Auswahl der passenden Mieteinheit werden alle kommerziellen und operativen Vereinbarungen in einem zentralen Mietvertrag zusammengeführt. Dazu gehören unter anderem Mietzeitraum, Preise, vereinbarte Kilometer oder Betriebsstunden, Zubehör, zusätzliche Leistungen sowie Abhol-, Liefer- und Zahlungsbedingungen. Relevante Dokumente und Informationen bleiben direkt mit dem Vertrag und der jeweiligen Mieteinheit verbunden. Dadurch erhalten Vermietung, Logistik, Service und Finanzabteilung eine gemeinsame und verlässliche Arbeitsgrundlage. Änderungen können transparent nachvollzogen und nachgelagerte Prozesse ohne erneute Datenerfassung angestoßen werden. Das reduziert Fehler und administrativen Aufwand, beschleunigt die Vertragsbearbeitung und schafft die notwendige Transparenz für Auslieferung, Abrechnung und spätere Rücknahme.

Vor der Auslieferung wird die Mieteinheit vollständig vorbereitet und gemeinsam mit den zugehörigen Dokumenten, Zubehörteilen und vereinbarten Leistungen zur Übergabe bereitgestellt. Der Zustand des Fahrzeugs oder Geräts sowie relevante Messwerte werden nachvollziehbar dokumentiert und vom Kunden und Vermietungsmitarbeiter bestätigt. Bei der Rückgabe kann der aktuelle Zustand direkt mit der ursprünglichen Übergabe verglichen werden. Abweichungen, Schäden, zusätzliche Nutzung oder eine verspätete Rückgabe werden dadurch frühzeitig erkannt und für die weitere Bearbeitung festgehalten. Der strukturierte Ablauf schafft Sicherheit für beide Vertragsparteien, reduziert spätere Rückfragen und Streitfälle und bildet eine verlässliche Grundlage für Nachbelastungen, Wartungsmaßnahmen und die schnelle erneute Bereitstellung der Mieteinheit.

Die Abrechnung wird entsprechend dem vereinbarten Mietmodell gesteuert und kann zeitbezogen, nach definierten Meilensteinen oder auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung erfolgen. Anzahlungen, laufende Mietraten, Zusatzleistungen und mögliche Nachbelastungen werden dem jeweiligen Vertrag eindeutig zugeordnet. Gleichzeitig können Kreditprüfungen, Zahlungseingänge und offene Forderungen in den Prozess einbezogen werden. So lassen sich sowohl Zahlungen vor Ort als auch digitale Transaktionen strukturiert verarbeiten und buchhalterisch korrekt verbuchen. Die durchgängige Verbindung zwischen Vertrag, Nutzung und Finanzdaten verbessert den Cashflow, reduziert manuelle Abstimmungen und ermöglicht eine präzise Umsatzabgrenzung. Unternehmen gewinnen dadurch jederzeit Transparenz über fakturierte, noch nicht fakturierte und bereits realisierte Mietumsätze.

Wartungs- oder Reparaturbedarfe können direkt aus dem Vermietungsprozess heraus angestoßen und an den Servicebereich übergeben werden. Die erforderlichen Arbeiten, Materialien und Zuständigkeiten werden in einem zentralen Auftrag geplant und bearbeitet, während der aktuelle Status der Mieteinheit für das Vermietungsteam sichtbar bleibt. Dadurch lässt sich zuverlässig beurteilen, wann ein Fahrzeug oder Gerät wieder verfügbar ist und für eine neue Vermietung eingeplant werden kann. Eine enge Verbindung zwischen Flottenmanagement und Service reduziert ungeplante Ausfallzeiten, beschleunigt die Wiederbereitstellung und unterstützt eine vorausschauende Einsatzplanung. Gleichzeitig werden Wartungs- und Reparaturkosten transparent erfasst, die Betriebssicherheit der Mietflotte erhöht und die wirtschaftliche Nutzung jeder einzelnen Mieteinheit langfristig verbessert.

proaxia Academy
Vehicle Sales & Service praxisnah lernen

Mit der proaxia Academy bauen Anwender ihr Wissen rund um proaxia Vehicle Sales & Service flexibel, digital und praxisorientiert aus. Das E-Learning-Programm kombiniert fundierte Lerninhalte mit direktem Zugang zur proaxia VSS Trainingsumgebung. So können Teilnehmer wichtige Prozesse und Funktionen von Vehicle Sales & Service Schritt für Schritt kennenlernen und das Gelernte direkt im System anwenden.

Strukturierte Lernpfade mit mehr als 10 Kursen, Videos, Dokumentationen und praktischen Übungen ermöglichen ein abwechslungsreiches Lernen im eigenen Tempo. Eine Onboarding-Session sorgt für einen optimalen Einstieg und unterstützt die Teilnehmer dabei, das Trainingsangebot von Beginn an effizient zu nutzen.

Die wichtigsten Vorteile der proaxia Academy

  • 30 Tage flexibler Zugang zu den digitalen Lerninhalten und zur VSS Trainingsumgebung
  • 50–80 Stunden praxisorientierter Lerninhalt mit Videos, Dokumentationen und Übungen
  • VSS Associate Zertifizierung nach erfolgreichem Abschluss

Damit unterstützt die proaxia Academy Unternehmen dabei, Vehicle Sales & Service Know-how nachhaltig aufzubauen, neue Anwender gezielt einzuarbeiten und bestehende Kenntnisse weiterzuentwickeln.

Vehicle Sales & Service auf SAP S/4HANA
Eine starke Kombination

proaxia Vehicle Sales & Service (VSS) verbindet branchenspezifische Prozesse für Vertrieb und Service mit der leistungsstarken Technologie von SAP S/4HANA. Die Lösung unterstützt komplexe Unternehmensstrukturen und schafft eine skalierbare, flexible Basis für modernes Dealer Management – vom Automobilhandel über Busse und LKW bis hin zu Bau-, Landmaschinen- und Fördertechnik.

Moderne Technologie für attraktive Arbeitsplätze

Eine moderne und ergonomische Benutzeroberfläche erleichtert die tägliche Arbeit mit Vehicle Sales & Service und unterstützt effiziente Prozesse.

  • Weit verbreitetes SAP Know-how erleichtert die Gewinnung qualifizierter Fachkräfte
  • Ein großes SAP Partner- und Service-Ökosystem schafft Flexibilität und reduziert Abhängigkeiten

Komplexe Strukturen zentral abbilden

VSS auf SAP S/4HANA ist darauf ausgelegt, auch anspruchsvolle Organisationsstrukturen und internationale Geschäftsmodelle effizient abzubilden.

  • Mehrere Marken, Länder und Sprachen innerhalb einer Lösung
  • Unterstützung verschiedener Gesellschaften und juristischer Einheiten

Skalierbar für jede Unternehmensgröße

Ob einzelnes Unternehmen oder international agierende Unternehmensgruppe: Die skalierbare Architektur von Vehicle Sales & Service wächst mit den Anforderungen des Geschäfts.

  • Ausgelegt für hohe Geschäftsvolumen – von Tausenden bis zu Millionen Einheiten pro Jahr
  • Geeignet für mehrere Hundert bis mehrere Tausend Benutzer
  • Einsatz in einzelnen Unternehmen ebenso wie in komplexen Unternehmensstrukturen

Offene Architektur für langfristige Flexibilität

Die offene Architektur von proaxia Vehicle Sales & Service ermöglicht es, neue Anforderungen und technologische Entwicklungen flexibel in bestehende Prozesse zu integrieren.

  • Unterstützung OEM-getriebener Anforderungen und Innovationen
  • Flexible Anpassung an neue Kundenanforderungen sowie rechtliche und geschäftliche Rahmenbedingungen
  • Zukunftssichere Basis für die kontinuierliche Weiterentwicklung von Vertrieb und Service

FAQ

Ein Dealer Management System (DMS) ist die zentrale Softwareplattform für die Steuerung der wichtigsten Geschäftsprozesse eines Autohauses oder einer Händlergruppe. Dazu gehören unter anderem Fahrzeugvertrieb, Aftersales und Service, Werkstattprozesse, Kunden- und Fahrzeugverwaltung, Abrechnung sowie Vermietung. Ein integriertes DMS verbindet diese Bereiche miteinander und schafft eine gemeinsame Datenbasis für durchgängige Prozesse.

Ein SAP-basiertes Dealer Management System verbindet branchenspezifische Prozesse des Fahrzeughandels mit den ERP-Funktionen und Technologien von SAP. proaxia Vehicle Sales & Service (VSS) basiert auf SAP S/4HANA und integriert Vertrieb, Service und Vermietung mit zentralen Unternehmensprozessen. Dadurch können operative, kaufmännische und finanzielle Informationen auf einer gemeinsamen Plattform verarbeitet werden.

Viele klassische Dealer Management Systeme bilden einzelne Prozesse des Autohauses in separaten Anwendungen oder Schnittstellen ab. proaxia VSS verbindet dagegen Dealer-Management-Prozesse mit der SAP S/4HANA-Plattform. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse und eine konsistente Datenbasis über Vertrieb, Service, Vermietung und weitere Unternehmensbereiche hinweg.

Ja. proaxia Vehicle Sales & Service ist die Weiterentwicklung von SAP Dealer Business Management (SAP DBM). Im Jahr 2019 übernahm proaxia die Weiterentwicklung der SAP-DBM-Lösung und entwickelte sie auf Basis von SAP S/4HANA zu VSS weiter. Unternehmen können damit bewährte Dealer-Management-Prozesse mit einer modernen und langfristig weiterentwickelbaren SAP-Plattform verbinden.

Der Wechsel von SAP Dealer Business Management zu proaxia VSS erfordert eine strukturierte Analyse der bestehenden Prozesse, Daten, Integrationen und individuellen Erweiterungen. Auf dieser Grundlage kann eine passende Transformations- und Migrationsstrategie entwickelt werden. Ziel ist es, bestehende Prozesse sinnvoll zu übernehmen und gleichzeitig die Möglichkeiten von SAP S/4HANA und VSS für zukünftige Geschäftsmodelle zu nutzen.

Ja. proaxia VSS ist für komplexe Multi-Brand- und Multi-Site-Strukturen ausgelegt. Unterschiedliche Marken, Standorte, Gesellschaften, Länder und Sprachen können innerhalb einer gemeinsamen Systemlandschaft abgebildet werden. Dadurch eignet sich VSS insbesondere für größere Händlergruppen und international tätige Unternehmen.

Ja. Die Integration mit Herstellersystemen ist ein wichtiger Bestandteil moderner Dealer Management Systeme. proaxia VSS ermöglicht die Anbindung von OEM-Systemen und weiteren externen Lösungen über flexible Integrationsmöglichkeiten. Dadurch können Informationen und Prozesse zwischen Hersteller, Importeur, Händler und weiteren Partnern durchgängig miteinander verbunden werden.

Ein modernes Dealer Management System digitalisiert den gesamten Serviceprozess – von der Terminplanung und Fahrzeugannahme über Werkstattplanung und Serviceauftrag bis zur Arbeitsausführung, Abrechnung und Fahrzeugübergabe. Durch eine gemeinsame Datenbasis erhalten Serviceberater, Techniker und weitere Beteiligte jederzeit Zugriff auf relevante Kunden-, Fahrzeug- und Auftragsinformationen. Das reduziert administrative Aufwände und verbessert Transparenz, Auslastung und Kundenerlebnis.

Ja. Neben Vertrieb und Service bildet proaxia VSS auch durchgängige Vermietungsprozesse ab. Dazu gehören unter anderem Verfügbarkeitsplanung, Reservierung, Mietverträge, Fahrzeug- oder Geräteübergabe, Rücknahme, Abrechnung und die Verbindung mit Serviceprozessen. Damit können Unternehmen Verkauf, Service und Vermietung auf einer gemeinsamen Plattform steuern.

proaxia VSS eignet sich nicht nur für klassische Autohäuser. Die Lösung unterstützt auch Unternehmen im Handel mit Nutzfahrzeugen, Bussen, Bau- und Landmaschinen sowie Flurförderzeugen und weiteren Heavy-Equipment-Segmenten. Durch die skalierbare Architektur kann VSS sowohl für einzelne Unternehmen als auch für internationale Händlergruppen eingesetzt werden.

Künstliche Intelligenz kann zahlreiche Prozesse im Fahrzeughandel unterstützen und automatisieren. In proaxia VSS können KI-gestützte Funktionen beispielsweise bei der Kundenkommunikation, Service-Terminvereinbarung, Identifikation von Upselling-Potenzialen oder Analyse von Geschäfts- und Prozessdaten eingesetzt werden. Entscheidend ist dabei, dass KI direkt mit den vorhandenen Kunden-, Fahrzeug- und Prozessdaten verbunden ist.

Ja. Genau darin liegt ein wesentlicher Vorteil eines integrierten Dealer Management Systems. proaxia VSS verbindet die Customer Journey vom ersten Lead über Fahrzeugverkauf und Auslieferung bis zu Werkstattbesuchen, langfristigem Aftersales und Vermietung. Dadurch werden Daten nicht mehrfach in getrennten Systemen gepflegt und Informationen können bereichsübergreifend genutzt werden.

Ja. proaxia VSS unterstützt komplexe Unternehmensstrukturen mit mehreren Gesellschaften, Standorten, Marken, Ländern und Sprachen. Gleichzeitig ermöglicht die offene Architektur die Integration lokaler Anforderungen, OEM-Systeme und weiterer Lösungen. Damit kann eine gemeinsame globale Plattform mit lokalen Prozessen und Marktanforderungen kombiniert werden.

SAP S/4HANA schafft eine leistungsfähige Grundlage für integrierte Geschäftsprozesse, Echtzeitdaten, Analytics und skalierbare Unternehmensstrukturen. In Verbindung mit proaxia VSS werden diese Funktionen um branchenspezifische Prozesse für Fahrzeugvertrieb, Service und Vermietung ergänzt. Unternehmen erhalten dadurch eine gemeinsame Plattform für Dealer Management und zentrale ERP-Prozesse.

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